DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO

DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO

CAJA CHICA:

            1.-        Posee la empresa un fondo fijo de caja chica.

            2.-        Se realizan arqueos de caja chica. Con qué frecuencia.

            3.-        Existe un monto máximo de pago por caja chica. Cuál es.

            4.-        Se realizan un resumen de los diferentes soportes que conforman el reembolso de caja chica.

            5.-        Con que frecuencia se realiza el reembolso de caja chica. Cuáles son los lineamientos para realizar el reembolso: %, semanal, monto mínimo, etc.

            6.-        Se realiza un reembolso al fin de mes, para que los gastos queden en el período.

CAJA:

            1.-        Se realizan arqueos de Caja. Con qué frecuencia se hace.

            2.-        Se realizan recibos de caja por cobranza.

            3.-        Se hacen cuadres diarios de Caja, en donde se anexen los depósitos realizados con sus recibos de caja del día.

            4.-        Se realizan flujos de cajas semanales proyectados.

            5.-        Se comparan los flujos de cajas proyectados con los reales semanalmente.

BANCOS:

            1.-        Se archivan los depósitos por cuentas bancarias y en órden cronológico.

            2.-        Poseen los depósitos su correspondiente recibo de ingresos por cobranzas u otros, o se anexa copia de la factura cancelada.

            3.-        Se registra la cobranza en el sistema de cuentas por cobrar, para disminuir el saldo de las Cuentas por Cobrar y emitir el recibo de caja del sistema.

            4.-        Se emite un reporte de la cobranza del  día por el sistema.

            5.-        Cuando los clientes depositan directamente se solicita el físico de la planilla al banco o al cliente, por lo menos via fax.

            6.-        Se registran los depósitos y notas de débito y créditos bancarias en el modulo de banco del sistema.

            7.-        Se llevan las conciliaciones bancarias por el sistema saint bancario. Se imprimen mensualmente.

            8.-        Todos los pagos realizados a proveedores se emiten por el sistema mediante vouches en donde se detalle la operación y se  genere el correspondiente registro contable.

            9.-        Los pagos a los proveedores están soportados por facturas legales.

            10.-      Se anexan al pago la factura original con su orden de compra, requisición de mercancía y informe de recepción de la mercancía comprada.

            11.-      Los beneficiarios del  pago firman el vouche cuando reciben el cheque.

            12.-      Los cheques salen a nombre del emisor de la factura.

            13.-      Los vouches se archivan en orden cronológico y consecutivo. Por cuentas bancarias.

FACTURACIÓN Y CUENTAS POR COBRAR:

            1.-        Las facturas se emiten varios ejemplares: Cuantas y su destino.

            2.-        Se emiten notas de débitos o créditos para ajustar la facturación. Caso descuentos otorgados a los clientes por pronto pago.

            3.-        Existen códigos creados a nivel administrativo para cada cliente.

            4.-        Cuantas facturas se emiten diariamente y cual es el volumen de ventas..

            5.-        Se lleva el control de las cuentas por Cobrar por el Sistema Saint, está actualizado.  Si se lleva otro mecanismo, cual es el control:

            6.-        Se realizan arqueos de cuentas por cobrar mediante el cotejo del físico con la relación de las cuentas por cobrar.

            7.-        La cobranza realizada se deposita diariamente.

            8.-        Se emiten reportes diarios de cobranza.

            9.-        Se efectua el cierre diario de caja por el sistema saint.

            10.       Se emiten relaciones de ventas diarias o semanales del sistema saint.

INVENTARIO:

            1.-        Posee la empresa un inventario de productos de limpieza, materiales o mercancías.

            2.-        Existe control de entradas y salidas pre-numeradas de estos inventarios.

            3.-        Cuantos ítems se manejan en cada inventario.

            4.-        Los inventarios están registrados en el sistema administrativo Saint.

            5.-        Se realizan toma física de inventarios, con qué frecuencia.

            6.-        Se lleva la relación de unidades y bolívares del inventario exigidos por el ISLR.

ACTIVOS FIJOS:

            1.-        Existe un inventario de Activos Fijos.

            2.-        Con que frecuencia se realizan los inventarios de Activos Fijos.

            3.-        Están los Activos Fijos codificados e identificados físicamente.

            4.-        Existe un control de activos fijos (carpeta con las facturas de adquisiciones).  Están registrados en el sistema administrativo.

            5.-        Se realizan  documentos de traslado, retiro  o desincorporación de activos debidamente autorizados.

            6.-        Existe una persona responsable de los activos fijos.

COMPRAS:

            1.-        Se preparan requisiciones de compras por las diferentes áreas de la empresa o sucursales.

            2.-        Se solicitan cotizaciones para realizar la correspondiente orden de compra. Cuántas.

            3.-        Se emiten órdenes de compras para realizar las compras a crédito. Quien las autoriza.

            4.-        Las órdenes de compras son autorizadas por una persona distinta a la encargada de ejecutar la función de compras.

            5.-        Existe un informe de mercancía recibidas o cualquier otro activo para darle ingreso a los inventarios.

            6.-        Se registran las compras en el sistema administrativo Saint.

            7.-        Están las compras clasificadas por áreas o departamentos.

            8.-        Se emiten relaciones de compras diarias o semanales del sistema saint.

            9.-        Se realizan importaciones y exportaciones, se poseen los expedientes debidamente soportados.

CUENTAS POR PAGAR:

            1.-        Se realizan compras a créditos, cuales son los plazos.

            2.-        Se realizan cronogramas de pagos a proveedores semanal.

            3.-        Se emiten análisis de vencimientos de cuentas por pagar, semanalmente.

            4.-        Se realizan arqueos de cuentas por pagar físico contra relación o auxiliar de cuentas por pagar.

            5.-        Se lleva el control de las cuentas por pagar por el sistema administrativo

            6.-        Se emiten mensualmente un reporte o relación de las cuentas por pagar.

            7.-        Los pagos a los proveedores se realizan por el módulo de bancos-cuentas por pagar para eliminar la deuda del sistema.

            8.-        Se aprovechan los descuentos por pronto pago.

           

RECURSOS HUMANOS:

            1.-        Las solicitudes de préstamos se hacen por escrito con mención del monto solicitado, plazo y convenimiento de pago debidamente autorizados.

            2.-        Posee el personal garantía en prestaciones sociales para cubrir los compromisos contraídos.

            3.-        Se le brinda atención médica al personal gratuita o con cargo a su cuenta personal.

            4.-        Existen relaciones de afinidad  o consanguinidad entre el personal de la empresa, en caso de ser positivo, elaborar una lista.

            5.-        Existe listado de personal con cargos y áreas a la cual pertenece, con fecha de ingresos y tiempo de servicio. Se encuentra en el sistema de nómina.

            6.-        Se le adeuda al personal beneficios sociales, tales como vacaciones, utilidades, prestaciones, etc.

            7.-        Cómo se cancelan estos beneficios normalmente, quien los determina.

            8.-        Cuenta la empresa con el sistema de nómina del Saint y los están utilizando.

            9.-        Está alimentado el sistema automatizado de nómina con todo el personal que labora actualmente.

            10.-      Existe control de Cuentas por Cobrar del Personal y cuales son.

            11.-      Se elabora nómina del personal semanal o quincenalmente. Se anexa al vouche de pago, con sus correspondientes recibos de pago firmados por los trabajadores.

            12.-      Cómo se paga la nómina: En Efectivo al personal mediante sobres o por transferencias bancarias.

            13.-      Se emiten recibos de pago y se le entrega al personal.

            14.-      Existe fideicomiso para la antigüedad del personal.

            15.-      Con que frecuencia se pagan los intereses de prestaciones sociales y quien los calcula.    

            16.-      Existe una carpeta de nóminas al personal. Se entrega a contabilidad.

            17.-      Cuántos trabajadores posee la empresa.

TRIBUTOS:

            1.-        Están inscritos en el Seguro Social Obligatorio, poseen la solvencia.

            2.-        Están inscritos en el Ministerio de la vivienda y habitad, poseen la solvencia.

            3.-        Están inscritos en el INCE, poseen la solvencia.

            4.-        Poseen la Solvencia Laboral.

            5.-        Están inscritos en CADIVI.

            6.-        Están inscritos en la Inspectoría del trabajo.

            7.-        Se hace la declaración trimestral al Ministerio del trabajo.

            8.-        La empresa es aportante al INCE. Realiza los pagos trimestrales.

            9.-        La empresa realiza los pagos al SSO mensualmente.

            10.-      Se realizan los pagos de LPH mensualmente.

            11.-      Se realizan las retenciones del I.S.L.R. a proveedores de bienes y servicios. Se les entrega la constancia de retención al proveedor.

            12.-      Se realizan las declaraciones mensuales de retenciones del ISLR.

            13.-      La empresa vende a contribuyentes formales o entes públicos que le hagan retenciones del IVA.

            14.-      Se llevan los libros legales del IVA de compra y venta.

            15.-      Se realizan las declaraciones del IVA, mensual, trimestral o semestral.

            16.-      Se llevan el libro fiscal del I.S.L.R. para el ajuste por inflación. Ajuste inicial y regulares en físico y digital.

            17.-      Se aplica el ajuste por inflación según la DPC-10. Se tienen los papeles de trabajo.

            18.-      Se realizó la declaración y pago del Impuesto a los Activos Empresariales.

           

CONTABILIDAD.

           

            1.-        Cuantos asientos contables se realizan mensualmente.

            2.-        Existe un flujo de información de administración hacia contabilidad de manera semanal.

            3.-        Se realizan respaldo de datos de toda la información. Con que frecuencia.

            4.-        Se emiten estados financieros mensuales.

            5.-        Los diferentes módulos administrativos cuadran con los estados financieros mensuales.

            6.-        Los libros legales: diario, inventario, mayor principal se encuentran en la empresa y al día.

            7.-        Los libros legales de Accionistas y Actas de Asambleas están al día.

            8.-        El registro de comercio y las correspondientes actas de asambleas se encuentran registradas y pasadas al libro de actas de asambleas. Quién lo hace.

            9.-        Se realiza el análisis de los estados financieros vertical, horizontal y mediante índices financieros.